勵馨如何踏出資訊化的下一步

Who: 
勵馨社會福利事業基金會資訊專員 黃介士
Quote: 
及時的一碗營養的濃湯,讓勵馨的下一步更快及穩健的踏出!

 

Where are they?

勵馨在台灣有近30個分點,遍及各地,總會設於台北市

What do they do?

  • 防止未成年少女的性交易
  • 幫助家暴和性侵的受害者

How big are they?

200名員工,2名正職資訊人員

What did they receive?

  • SharePoint Server Enterprise
  • Office Professional Plus 2007
  • SQL Sever 2005
  • Windows Server 2003 R2
  • Visual Studio 2008

The outcome?

  • 克服經費的不足,加速系統建制的時程
  • 加速勵馨的行政流程
  • 增進協同運作的深度 

勵馨專注在幫助弱勢的少女及婦女,包括性侵害的受害者、家庭暴力下的婦女、以及進行性交易的少女,期許創造一個對婦女與兒少友善的社會環境。

勵馨總會設在台北市,有近30個分點散佈在全國各地,總部的辦公室與全國各點的辦公室經由VPN串連。所有的各分點可以藉著VPN與總會分享資訊平台及資料庫。我們主要運用資訊工具從事以下工作:

  • 募款:利用電子報及網站行銷本會的理念與活動,並架設線上捐款與線上義賣
  • 個案管理:建立對個案服務的資料及確立服務績效指標
  • 捐款者管理:建立捐款者資料庫,更便利且有效率的對捐款者進行服務
  • 行政管理:財務與行政管理,工作流程及檔案分享

在申請產品,勵馨面臨經費不足和業務聯繫不易兩大資訊問題。由於財源來自於社會大眾捐款及政府的方案補助,而勵馨幾乎把所有的資源投注到對個案的直接服務 上。無法負擔起購買昂貴的資訊軟硬體設備。員工數雖只有200多人,但200多人分散在快30個點的辦公室,地理位置散的太開,造成訊息的傳達及DATA 的分享的困難度。也造成資訊的建制上的困難。

透過科技濃湯的服務,情況改善了,首先克服的就是經費不足問題:申請了科技濃湯計畫,隨之而來的是成本大幅度降低至我們可負荷的範圍,除了跨越經費不足這個鴻溝,更間接加速系統建置的時程,讓我們有能力開始進行軟體建置。

此外,我們利用Microsoft Office Sharepoint System架設勵馨的Portal系統,幫助我們跨越地理及辦公室散佈太開的問題,成效是以前完成一個簽核手續所花的時間平均是一到二周,現在勵馨的同 仁只要兩天就可以完成簽核手續,大大提升行政效率。

透過PORTAL平台的分享,可以在短時間內完成資訊的散佈與收集,比以往更能凝聚大家工作的默契及創造更佳的生產力,增進協同運作的深度。


The Garden of Hope Foundation (Goh) has dedicated to disadvantaged girls and young women. The focus is on empowering girls and young women so that they can realize their full potential and take charge of their lives.

Based in Taipei, Goh provides services from 30 offices around Taiwan. “It is a tough job to build up business connection around 30 offices”, said Chieh-Shih Huang, IT specialist in Goh. Furthermore, neither donation nor government subsidies fully support IT equipments. Huang said that the internal document approved process takes one to two weeks, but they don’t have enough money for improvement.

They started to build up HR system after the TechSoup plan is fulfilled. They use SharePoint to set up a portal for multi-node communication. Now they can have HR or procurement decisions signed within 2 days, as well as files and information shared faster than before. The staff enjoys smooth workflow with higher productivity.