2018.06.25

Office 365 管理雲——喜憨兒基金會導入上線分享

3/27 台北場舉辦的活動,獲得不錯的反響與回饋。這一次活動拉到高雄,議程進行了變動,邀請到喜憨兒基金會的資訊組長吳宗峻,分享組織導入 Office 365 非營利版本 的過去、現在與未來,包括導入的準備、壓力測試和後續的延伸應用。失親兒基金會資訊組長林合昕,一樣帶來 Office 365 的進階使用,透過實機操作,讓大家更了解 Office 365 不同功能的操作與設定。本場活動共有 34 個組織、45 位夥伴參加。

相關資料如下:


1. Office 365 管理雲——喜憨兒基金會導入上線分享活動簡報

A. 導入 Office 365 的過去




還未導入 O365 之前,組織的資訊工作遇到很多挑戰(如上圖),相信也是很多組織會遇到的難題,在統整了喜憨兒同仁們使用IT上的問題後,針對這些問題開始進行改善。譬如以 Email 來說,容量太小、常被擋信、附帶檔案太大導致信件無法寄出、組織內的帳號不夠用、伺服器當機等問題;電腦如果中毒,透過 OneDrive 功能,至少還有雲端備份可回覆到先前的儲存版本,而且每位使用者可享受 1 TB 的容量,足夠使用。

導入O365 之前,喜憨兒基金會想到的改善方式,譬如:Email 設置了 Web Mail 服務,但卻會有原本的廠商提供的帳號數不足的問題;主機則透過多台主機,進行異地備份,以防資料消失;資源分享則用 VPN 的方式,讓大家可以連回組織內讀取資料。

換句話說,如果上述問題能夠有穩定的雲端服務來支持,就能解決使用者與 IT 人員共同的問題,包括:Email、檔案、協作和設備。一方面,IT 人員能減少工作時間和組織維護的成本;另一方面,使用者用起來也會順暢許多、有助工作效率。 

所以當初考慮採用O365的原因有:

  • 降低成本,減少初期投資門檻
  • 協同合作,支援多種行動裝置
  • 快速部署,串連線上與線下


導入上線前的準備(檢核),有三個進程:風險評估、系統測試和系統教學。首先,資訊組內部先有 6-7 人先開始測試 O365 服務,使用大家最常用的 Email 和雲端空間,透過三個月的壓力測試,可以得知大部分使用者會遇到的問題。

其中,Email的資料搬遷和轉換會影響到大家的工作,所以選擇在跨年那一天晚上進行切換,約 1 小時就可以使用新系統。導入之後,系統頭一個月遇到的問題比較多,所以要準備好微軟的客服電話,隨時請教。當然,導入之前已經有很多溝通和討論,所以進行得比較順利。搬移舊信件時,要考量頻寬,不要一次同步太多,容易當機或出現錯誤。

壓力測試沒問題之後,逐步導入時再安排教育訓練,從管理階層開始進行種子訓練,讓越來越多同仁和部門進來使用。後續也有安排 O365 的線上意見回饋表單,讓組織內的同仁能隨時反應使用上遭遇的困難,但大多數其實測試期都有遇到。

B. 導入 Office 365 的現在

階段上線的功能-私有雲

  • Email(Outlook)
    • 雲端:跨裝置、跨平台
    • 足夠的帳號數量:目前組織有 2,500 個帳號的額度,已有 300-500 個帳號使用中
    • 同步:信件與聯絡人一致不混亂
    • 容量:每個帳號有 50G 足夠的信箱空間
  • OneDrive(雲端檔案空間)
    • 雲端:跨裝置、跨平台,檔案可以集中在同一處
    • 容量:每人1TB
    • 協作:可當成個人的FTP,也可以分享檔案給外部組織
    • 同步:雲端和電腦端同步資料
    • 安全性高
  • Video Portal(線上影音)
    • 雲端:跨裝置、跨平台
    • 訓練:影音學習平台(系統、憨兒教學)
    • 分享:影音分享平台
    • 權限:依組織群組設定權限,編輯和檢視等等,例如:ERP系統教學影片。
  • SharePoint(內部公用資源中心)
    • 雲端:跨裝置、跨平台
    • 標準:制式標準的文件空間,如:VI視覺設計資源區
    • 分享:活動照片分享
    • 權限:依組織群組設定權限
  • Skype for Buisness(通訊軟體)
    • 企業級平台:組織內部的通訊軟體,可取代 Line
    • 視訊:遠距視訊通話,如企業級 FaceTime
    • 同步:會議資料的桌面同步共享
    • 權限:也可把組織外部的人加入會議
    • 多方:跨區域多方視訊會議
  • Yammer(組織內的臉書):知識庫,存放討論過的專案資料與經驗分享
  • Teams(團隊即時通):管理專案進度
從 O365 的儀表板來看目前組織內帳號的使用率,Email 的使用是最活躍的,Skype for Business 也很多。未來規劃針對 Yammer 和 Teams 再做進階應用。

C. 導入 Office 365 的未來

進階功能導入-管理雲

未來希望達到以下進展和循環:
  1. 上線:上線操作,停用原服務,希望可以把地端資料盡量都移動到雲端上
  2. 載具:至少具備 Win 10 和 Office 2016 的軟體
  3. 測試:測試進階功能的模擬應用
  4. 情境:拍攝情境模擬的影片
  5. 教學:課程內容規劃(功能、成員、教學影音擋)


同時整合各項功能,讓組織在知識和協作管理上,更加方便(如上圖):
  • 協作平台
  • 知識平台
  • 訓練平台:結合 Sharepoint、Forms 和 Stream的功能,讓所有簽到和報告、問卷等參加活動的資料,能完全線上化
  • 管理平台
  • 分析平台:Power App 和 Power BI 建立大數據的內容
最後,吳組長播放了幾段組織拍攝的情境短片,方便同仁們了解各種可以使用 O365 的情境。內容有:
  • 遇到勒索病毒怎麼辦?OneDrive 讓你一鍵復原舊版本
  • Yammar 專案社群,可以討論及經驗分享
  • 團隊視訊會議:Teams 。走到哪開到哪。
  • 團隊專案進度,線上共同編輯文件
喜憨兒基金會導入 O365 已經3年,吳組長自謙有少部分功能用得不錯,希望以後可以讓組織在管理上有更多的影響和變化

2. 林合昕:Office 365 進階功能

本段分享請參考上一場的活動紀錄:3/27 Office 365 進階功能,非營利組織這樣用更厲害(台北場),其中實做講義有部份更動。

Q&A

電子公文,有辦法整合到 O365 嗎?O365 可能串接其他外部的第三方服務?
  • 就經驗來看,組織內的系統越不整合、由不同廠商開發的話,不管使用者或IT人員的工作量都會增加。希望單位開發前,至少可以透過微軟從頭開發,但如果需要和別的單位合作的系統或資料,這部份會比較難
  • 系統的異質性越少越好
  • 串接第三方服務的話,要考慮如何介接 API?對方是否願意釋出程式碼?願意的話,是有可能的
  • 人資、採購系統目前可以在O365進行應用,可減少紙本作業
  • 如果需求清楚,解法比較可能出現

現場夥伴的回饋
  • 台東縣教育發展協會:針對出勤及個案管理部份,不用用太多的紙本輔助,減少資源浪費。資料也不用擔心不見或交接困擾!
  • 高雄市私立小天使家園:會考量使用科技的技術,改善管理的方式
  • 中華萱民會:希望對於新手能開新的課程或教學
  • 左營啟能中心:可設計個別化的App,回應基金會本身的需求
  • 透過 O365 會想更主動積極地與團隊其他人互動,並且更容易彙整成資料庫
  • 引起好好研究 O365 的動機
  • 先苦資訊、後樂工作人員的過程
  • 因為系統主要由總會主導,來參加才發現原來有很多功能可以使用,希望可以爭取更多應用的可能
  • ICYE:原來 O365 提供這麼多 App 和服務。很多微軟的教學影片都是英文,希望能有中文。
  • 高雄市召會:有例子就比較知道能在哪裡應用和延伸使用
  • 獎卿護理展望基金會:參加科技濃湯已經好幾年,這一次終於有機會知道 Sharepoint 可以怎麼使用。能夠實機操作,才開啟真正認識 O365 
  • 雲端很重要,資料可以救回來也很重要
  • 組織已經導入 O365。由於本身不是IT人員,但有時IT人員並不一定知道一線需要的使用,而一線也才知道原來IT可以這樣運用,雙方還需要更多的溝通和了解。
  • 希望多多舉辦這樣的活動,可以知道更多功能
  • 高雄市社區大學:因為科技濃湯而使用了很多不同服務,省下很多費用。聽完台北場的分享有試著做請假流程,但主管需要比較複雜的流程,所以還在嘗試中。
  • 組織已經導入 O365,但上完課才知道原本的功能之外,還有其他的可以用
  • 紅十字會高雄分會:有七百多位志工,希望可以透過 O365 多多發展協作和活動的功能
  • 因為主管不會時常進辦公室,所以簽核功能還蠻重要的
  • 喜憨兒基金會:只要跨出註冊的一小步,後面就可以好好使用。一路也是慢慢發想,怎麼對組織和同仁有更多幫助,目前已經解決大部分的問題。由於很多新功能推出,所以也希望可以做更多延伸發展,譬如:志工管理。
  • 失親兒:謝謝大家的回饋,感覺有抓到我想傳遞給大家的內容。
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2018.06.25
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