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NPO資訊科技需求調查報告

2008年六月底科技濃湯推出前,資訊廠商軟體捐贈不容易取得,而且捐贈對象集中於社福團體,規模和範圍都很有限。科技濃湯服務建立了資訊軟體捐贈的通路,廠商可以設立捐贈的條件,對象也擴大到文化、藝術、教育、社區、婦女等多種非營利組織。

然而一年多的經營,前來申請捐贈的組織大多還是社福機構,為了了解其他類型組織的需要,因而設計問卷施行訪談,希望能從中找出非營利組織在資訊軟體需求上的差別,以便未來規畫和邀請合適的廠商駐站捐贈。

資料來源:662筆文教基金會名錄、和78筆位在高雄市的社會福利組織
時間
:2009年八月至九月初,歷時約一個月
方式
:電話訪問各個非營利組織,介紹來意及科技濃湯服務,然後詢問資訊使用的情形及協助完成調查的意願

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取得的740筆非營利組織名單中,有26.4%無法聯絡,25.1%表示不需要軟硬體捐贈,加上不合格的組織(私人基金會)9.9%,合計有61.2%不在科技濃湯服務對象中。既有已登記的會員有1.6%,18.7%的組織不願協助調查,成功建檔的有18.2%,共135家非營利組織。

由於資料來源的特性和建檔成功率的緣故,報告內容只陳述和分析受訪的135家非營利組織,無法擴大說明,也不代表任何類型非營利組織的總體現況。

此外,接到電話或回答問題只表示組織可能符合科技濃湯的捐贈對象,實際捐贈資格仍必須在科技濃湯網站上登記,根據所附資料審核結果而定。

 

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總體分析

 

現象一:超過四分之一的組織無法聯絡

26.1%的組織無法聯絡,反映了幾種非營利組織的狀態:1) 工作人員極小化,或附屬於商業公司、學校、醫院等其他單位,缺乏固定人員或甚至沒有工作人員;2) 組織名稱雖然存在,但已經沒有任何業務運作;3) 業務範圍非常小或限於特定族群等,這些狀態都可能讓組織的聯絡方式不公開、沒有更新,導致聯絡不成功。

 

現象二:建檔成功率低於兩成

推究建檔率低的原因,除了「無法聯絡」和「不需要軟硬體捐贈」外,受訪者的配合意願是主要因素。當第一次聽說科技濃湯的服務,受訪者不了解背景的情況下,多半不願意直接回答問題。再者由於牽涉到付費,許多「不願協助調查」的組織(18.7%)把訪談員逕視為電話詐騙,讓訪談員受到委屈之餘,還要不斷苦思如何破冰。後來,訪談員改變方式,先做服務介紹,提供網站和宣傳單,再請求協助調查,才累積到135家組織,18.2%的建檔成功率。

即使最後願意回答問題的組織中,仍有96家沒有回答組織預算範圍,因此在這次的調查中看不出受訪組織的預算規模分布,也無法像國外調查資料一樣進一步分析組織規模和能力。

 

現象三:潛在需求者低於四成,基本需求顯著

調查的目的之一是找到科技濃湯的潛在服務對象,扣除「無法聯絡」、「不需要軟硬體捐贈」、及捐贈廠商普遍排除的私人基金會,在此一母群中,38.8%的組織有接收到訪談員的介紹資訊,無論完成建檔與否,樂觀的說,都可以列為潛在需求者。

需求的內容從成功建檔資料略窺一二。受訪組織的平均電腦數雖然高於平均工作人員數,但是對資訊科技的需求很基本,在半數以上受訪組織裡,資訊工作不列為日常職務,而由比較懂電腦的員工兼職或志工幫忙、外包、或走一步算一步。這樣的組織容易因為「沒有人可以處理電腦的問題」演變成「擱置電腦的問題」而缺乏接觸新資訊科技的動機。在這樣的組織中,大眾化的硬體設備,以及套裝軟體如防毒、文書處理軟體就足以解決工作需要,換言之目前在科技濃湯提供的軟體捐贈就已經可以滿足半數以上受訪組織的需求。

當訪談員細問到理想的產品廠商時,受訪組織回答的分別是以防毒防駭和繪圖設計見長的領導廠商,需求和科技濃湯在全球三十餘國的發展經驗相符,但目前還未有相關廠商提供繁體中文版的捐贈,科技濃湯已經列為目標廠商持續嘗試聯絡和邀請。

此外,可以將工作化繁為簡的辦公室應用/客戶管理軟體(包括個案管理)需求也比較顯著,其實市面上已經有自由軟體,經費比起客製化軟體易於負擔,未來也可能會有更方便的中文產品或界面,但組織必須準備好人力和時間-應付導入和學習的成本,才能真正有效地享受到軟體的便利。

和個人一樣,組織的資訊需求是有層次的,一開始和個人的需求類似,當組織規模成長或服務需求量累積到人工難以負荷時,就需要資訊科技來輔助管理。科技濃湯的發展方向也會從扶助非營利組織的基本需求開始,建立起模式之後,再擴展成資訊企業的公益通路。許多國家有全國性的非營利組織資料庫,資訊捐贈的訊息可以廣發出去;但在台灣,非營利組織沒有統一管理,科技濃湯要擴大服務對象,要了解非營利組織的整體需求,沒有名單常不知從何下手。感謝這次協助取得基金會名單的組織以及願意配合調查的組織,讓愈來愈多非營利組織人員接觸科技捐贈的理念,也使科技濃湯能跨出深入了解非營利組織的一大步。報告依據CC創用提供非營利組織研究參考,希望集分享之力逐漸勾勒出非營利組織資訊運用的情形。

 

NPO資訊科技需求調查報告由科技濃湯製作,以創用CC 姓名標示-非商業性-相同方式分享 2.5 台灣 授權條款釋出。